傳統的檔案管理模式，由于占用的存放空間大，整理繁瑣，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠，不能滿足企業在激烈的市場競爭中高效運作和流通性的需求，RFID順勢而為從而解決了這一企業都在犯愁的歷史難題。
一、RFID技術在檔案管理的應用
1、非接觸方式進行數據采集
RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以讀取芯片中存儲的數據。不怕油漬、灰塵污染等惡劣環境，能在惡劣環境下工作。不像條碼、磁卡等介質，如果表面不整潔就無法準確試讀。
2、標簽信息容量大，使用壽命長
和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，1K甚至8K的容量，可以存儲更多的信息，對于檔案管理應用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入芯片中進行存儲。
3. 安全性高
標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。
4、抗污染性能強和耐久性
傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損;RFID標簽是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。
5、體積小型化、形狀多樣化
RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。
6、 穿透性強和無屏障閱讀
在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。
7 防盜
標簽可以配合門型通道天線，有效實現防盜功能，很好地防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。
8 可適應消毒、防蟲等環節
RFID標簽可適應檔案管理常規的消毒、高低溫殺蟲等環境，不會導致標簽內儲存的數據丟失。
